Pengertian ARSIP DAN PENGARSIPAN Lengkap

ARSIP

A.     Pengertian Arsip dan Pengarsipan

Arsip secara etimologi berasal dari bahasa Latin, yaitu Felum (bundel) yang artinya tali atau benang. Bahasa Yunani, yaitu Archium artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Bahasa Inggris, yaitu Archieve artinya kumpulan warkat; “record” artinya catatan; “file” artinya sekumpulan informasi. Bahasa Belanda, yaitu Achief artinya warkat dan bahasa Jerman, yaitu archivalen artinya warkat. Jadi arsip adalah warkat atau catatan mengenai peristiwa atau hal. Sementara kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyiapan warkat menurut sistem tertentu.

B.     Pengertian Arsip Menurut Para Ahli

Dalam pengertian ini menurut Surojo (2006:37) dapat dipahami bahwa arsip terdapat data ataupun informasi yang dibutuhkan oleh setiap orang ataupun sekelompok pejabatatau pegawai untuk keperluan peleksanaan tugas, fungsi, dan pekerjaan di dalam organisasi dan kebutuhan individual. Menurut The Georgia archieves (2004), dokumen/arsip adalah informasi yang dikumpulkan dan bisa di akses serta digunakan.

Adapun The Internasional Standar Organization (ISO ON Records Management-ISO 15489) mendefinisikan rekor dokumen sebagai informasi yang diciptakan, diterima dan dikelolasebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis. Dokumen ini mempunyai awal dan akhir yang dapat berupa teks, data, peta digital, spreadsheet, data base, gambar dan data suara.

Deserno dan Kynston (2005) sebagai dokumen dalam semua media yang mempunyai nilai histori atau hukum sehingga disimpan secara permanen.

Odgerds (2005) mendifisikan management arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik.

Lebih lanjut bank dunia (2005) menjelaskan bahwa pengelola dokumen yang terintegrasi adalah :

1.      Untuk menjaga dokumen maupun arsip agar dapat di akses dan digunakan sepanjang ada nilai kegunaannya.

2.      Untuk membuat informasi dari dokumen dan arsip, tersedia dalam format yang tepat, digunakan oleh orang yang tepat dan dapat digunakan pada saat yang tepat.

C.     Tujuan Pengarsipan

1.      Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip.

2.      Menemukan kembali arsip secara tepat, lengkap, akurat, relevan, dan tepat waktu, secara efisien.

3.      Menunjukan penyusunan arsip yang beraya dan berhasil guna.

Adapun usaha yang dapat dilakukan untuk mencapai tujuan kearsipan tersebut antara lain:

1.      Menyempurnakan penyelenggaraan kearsipan dengan sebaik – baiknya.

2.      Berusaha melengkapi peralatan atau sarana yang diperlikan.

3.      Menyiapkan tenaga – tenaga dalam bidang kearsipan yang mempunyai keahlian dan kemampuan para petugas bidang kearsipan melalui pendidikan dan pelatihan berupa penataran atun kursus.

D.    Macam – macam dan Fungsi Pengarsipan

Fungsi arsip menurut Pasal 2 Undang – undang No.7 tahun 1971 dibedakan menjadi dua yaitu :

1.      Arsip dinamis

Yauitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaanya :

a.      Arsip aktif adalah arsip – arsip yang masih dipergunakan untuk kelangsungan kerja.

b.      Arsip semi aktif adalah arsip – arsip yang fruquensi penggunaannya sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan inaktif.

c.      Arsip inaktif atau arsip semi statis adalah arsip – arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari – hari.

Berdasarkan penggunannya menurut Deserno dan Kynaston, 2005 :

a.      Dokumen aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara continue minimal 12x selama setshun. Dokumen ini mencakup berkas pegawai yang masih bekerja, dokmen pembelian bahan baku pada tahun anggaran yang masih berjalan, dan koresfondensasi yang dilakukan organisasi dengan pihak eksternal.

b.      Dokumen inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi aktif. Dokumen disebut semi aktif bila hanya digunakan 5x dalam setahun. Dokumen jangka panjang memiliki nilai kesinambungan bagi pelaksanaan operasi perusahaan dan disimpan untuk jangka waktu tertentu sesuai dangan jadwal retensi dokumen.

2.      Arsip statis

Yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari – hari administrasi negara.

Menurut sudut hukum dan perundang – undangan, arsip dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :

a.      Arsip otentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan isi arsip bersangkutan.

b.      Arsip tidak otentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli tinta.

E.     Asas Pengarsipan

1.      Asas sentralisasi

Sentralisasi berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unik kerja khusus yang lazim disebu sentral arsip. Semua surat – surat yang sudah diperoses akan disimpan di sentral arsip.

Keuntungan asas sentralisasi :

Ø  Ruanga dan peralatan arsip dapat dihemat.

Ø  Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan.

Ø  Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasi dapat dimusnahkan.

Ø  Sistem penyimpanan dari berbagai arsip dapat diseragamkan.

Kerugiaan asas sentral :

Ø  Sentras\lisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil.

Ø  Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam.

Ø  Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakai waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

2.      Asas desentralisasi

Desntralisasi berarti semua unit kerja mengelola arsipnya masing – masing. Desentralisasi cocok untuk organisasi besar dengan ruangan yang terpisah.

Keuntungan asas desentralisasi :

Ø  Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing – masing.

Ø  Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berbeda pada unit kerja sendiri.

Ø  Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik.

Kerugian asas desentralisasi :

Ø  Penyimpanan arsip terseber di berbagai lokasi dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan.

Ø  Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan.

Ø  Kegiatan permusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja dan ini merupakan pemborosan.

3.      Asas kombinasi sentralisasi – desentralisasi (asas gabungan)

Kombinasiberarti semua arsip yang masih aktif masih bisa dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja masing – masing pengolah, dan arsip yang sudah kurang dipergunakan atau disebut arsip inaktif dikelola di sentral arsip.

F.     Prosedur Penyimpanan Arsip

Langkah – langkah/prosedur penyimpanan arsip :

Ø  Pengumpulan surat

Surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagia pengarsipan.

Ø  Memeriksa

Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar – benar akan disimpan, dengan melihat adanya tanda “perintah simpan” (release mark) yang diterapkan oleh atasan diatas suratbesangkutan.

Ø  Mengindeks

Mengindeks adalah menentukan urutan unit – unit atau bagian – bagian dari kata  tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap merupakan tanda pengenal dari suatu surat atau warkat yang disimpan atau tergantung dari sistem yang digunakan. Unit adala bagian dari kata tangkap yang mempunyai pengertian sendiri.

Peraturan – peraturan mengaindeks :

1.      Nama orang Indonesia

2.      Nama tunggal dari singkatan

Ø   Awalan nama keluarga

Ø   Nama perusahaan

Ø   Kata sandang “the”

Ø   Singkatan

Ø   Bentuk usaha dan kata sambung

Ø   Gelar atau pangkat

Ø   Nama bank dan nama sekolah

Ø   Gelar nyonya (Ny./Mrs)

Untuk surat masuk yang daoat di indeks adalah nama pengiriman atau nama penandatangan surat.

Cara mengindeks :

PT.Waringi Indeks Waringin PT

Surat ini akan disimpat pada abjad W dan label map nya adalah W

Ø  Memberi kode

Pada langkha ini nama atau kata tangkap yang sudah diindeks sebagai unit – unit diberi tanda. Dengan adanya tanda ini petugas dapat menempatkan surat didalam mapyang sudah ada, atau membuat map individu baru bila surat – suratnya baru dipindahkan dari map campuran karena jumlah suratnya sudah lebih dari lima pucuk. Dengan adanya tanda /kode juga memudahkan petugas mengembalikan surat kedalam laci, bila surat keluar karena dipinjam.

Ø  Menyortir

Adalah mengelompokan surat kedalan kelompok abjad masing – masing, agar memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan.

Ø  Menempatkan

Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati – hati, kalau terjadi kekeliruan menempatkan surat pada map yang bukan yang bukan seharusnya maka surat tersebut dapat disebut hilang.

G.    Sarana

1.      Sekat, adalah bidang batas antara pokok masalah yang satu dengan yang lain beserta sub masalah dan sub – sub masalah, maupun memudahkan menelusuri seluruh himpunan berkas dalam bidang filing kabinet.

2.      Folder, adalah tempat untuk menyimpan arsip dapat terhimpun dalam satu wadah, baik atas dasar kesamaan urusan, masalah dan kesamaan jenis.

3.      Filing kabinet, adalah tempat untuk menyimpan arsip aktif. Sekat dan folder berisi arsip dan didata secara vertikal.

4.      Almari dan rak arsip juga untuk menyimpan aktif. Didalam almari dan rak arsip sekat folder yang berisi arsip disusun secara lateral dimulai dari sebelah kiri sab kanan atas seterusnya ke sab bawah sebelah kiri terus ke kana dan seterusnya.

H.    Kriteria Pemilihan Peralatan

-         Jenis dokumen yang akan disimpan.

-         Kecepatan permanfaatan yang diperlukan.

-         Kebutuhan ruangan.

-         Pertimbangan keamanan.

-         Biaya peralatan.

-         Biaya operasional.

-         Penyimpanan jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur.

-         Buku sekertaris.

I.       Persiapan Penyimpanan Arsip

-         Memisahkan atau segregrating, yaitu merupakan kegiatan sortir pendahuluan untuk mengelempokan arsip sesuai pokok permasalahan.

-         Pemeriksaan arsip atau meneliti disposisi yaitu mengadakan penelitian.

-         Memadukan atau assembeling, yaitu mengelempokan arsip yang merupakan bagian langsung dari suatu masalah atau yang saling berkaitan.

-         Mengklasifikasikan atau menentukan klasifikasi arsip mengindeks mempersiapkan tunjuk silang.

-         Menyususn arsip yang sudah diberi kode.

-         Menyimpan arsip secara benar kedalam tempat penyimpanan sesuai kode masing – masing.

Tahap penataan arsip :

-         Memisahkan arsip yang sudah selesai diproses untuk disimpan dengan arsip yang dikelola.

-         Memisahkan arsip, noarsip dan diplikasi arsip.

-         Melengkapi berkas arsip.

-         Menyususn secara kronologos kegiatan.

-         Menentuka pokok masalah dan memberian kode maupun indeks.

-         Menyiapkan sekat dan folder sekaligus menuis kode pada tab sekat maupun kode dan indeks pada folder.

-         Menulis ringkasan, kandungan berkas, awal dan akhir terciptanya arsip maupun penilaian arsip.

-         Sekat dan folder dimasukan dalam laci filing kabinet dan disusun berdasarkan kode masalah.

J.      Nilai Guna Arsip

Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Serdamyanti (2004:104) menjelaskan bahwa nilai guna arsip dapat dibedakan atas :

1.      Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu sendiri, meliputi:

a.       Nilai guna administrasi, dapat diartikan sebagai kebijakanaan dan prosedur yang memasyarakat untuk menyelngarakan kegiatan – kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi.

b.      Nilai guna keuangan, arsip bernili guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.

c.       Nilai guna hukum. Mengandung pengertian bahwa arsip tersebut memberikan informasi – informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktin di bidang hukum.

d.      Nilai guna ilmiah dan teknologi, arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penilitian terapan.

2.      Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan perusahaan atau kepentinga umum diluar perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggunga jawaban, melipuati :

a.       Nilai guna kebuktian, arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagai mana suatu instansi diciptakan, dikembangkan, diatasi, fungsi dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya itu,

b.      Nilai guna informasi, adalah arsip yang mengandung berbagai kapentingan bagi penelitian dan sejarah.

K.    Peranan Arsip

Perana arsip menurut Serdamayanti (2003:19) :

1.      Alat utama ingatan organisasi.

2.      Bahan atau alat pembuktian (bahan otentik).

3.      Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.

4.      Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.

5.      Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

L.     Sistem Pengarsipan

Sistem pengarsipan adalah cara pengatran atau penyimpanan arsipsecara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik/nomor, huruf atau kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait.

Ada 5 macam sistem pengarsipan, yaitu :

1.      Sistem abjad (Alphabetical Filling Sistem)

Adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan/organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.

Cara menemukan dan menetukan ciri/tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda penegenal (capation) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.

Adapun kata tangkap dapat berupa :

Ø  Nama orang

Ø  Nama perusahaan/organisasi

Ø  Nama tempat/daerah

Ø  Nama benda/barang

Ø  Istilah subjek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)

Ø  Menentukan ciri atau tanda dengan cara menentukan urutan unit – unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.

2.      Sistem perihal

Adalah cara penyimpanan dan penemuan kembeli surat berpedoman pad perihal surat atau pokok isi surat.

Yang perlu disiapkan untuk sistem perihal adalah :

a.       Daftar indeks adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan atau masalah atau hal – hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan.

b.      Perlengkapan penyiapan surat

Ø  Membaca surat untuk mengetahui isi surat

Ø  Memberi kode surat

Ø  Mencatat surat dalam kartu kendali

3.      Sistem nomor

Adalah sistem penyimpana dan penemuan kembali surat berdasarkan nomor yang sudah ditetapkan. Nomor yang dimaksud adalah nomor urut surat atau nomor kode permasalahyang terdapay pada daftar klasifikasi.

Kebaikan sistem nomor antara lain :

a.       Kecepatan dan ketepatan lebih terjamin.

b.      Sederhana dan mudah dilakukan.

c.       Nomor folder yang digunakan sebagai nomor referensi dalam korespondensi.

d.      Dapat digunakan untuk penyimpanan segala macam surat dan dokumen.

e.       Nomor folder dafat diperluas tanpa batas.

Kelemahan sistem nomor antara lain :

a.       Lebih banyak waktu yang diperlukan untuk mengindeks.

b.      Banyaknya folder yang dapat digunakan dapat menimbulkan kesulitan.

c.       Dibutuhkan biaya khusus untuk keperluan mengindeksdan penyediaan ruangan.

d.      Transposisi angka – angka dapat menybabkan kesalahan dalam penyimpanan.

4.      Sistem geografis/wilayah

Adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.

Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini :

a.       Perlengkapan yang diperlukan

·        Filling cabinet

·        Folder

·        Kartu kendali

b.      Penyimpanan surat melaluai prosedur :

1)      Melihat tanda pembebas dalam surat , yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah di proses dan boleh disimpan.

2)      Membaca surat.

3)      Memberi kode surat.

4)      Mencatat surat pada kartu kendali.

5)      Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing – masing.

6)      Menyimpan surat.

7)      Menyimpan karti kendali.

5.      Sistem tanggal (choronologis)

Adalah penyimpanan surat yang didasarkan keoada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan surat kirim (untuk surat keluar).

Yang diperlukan dalam sistem ini adalah :

a.       Perlengkapan yang diperlukan

·        Filling cabinet

·        Didepan laci dicantumkan judul “tahun”

·        Guide 12 buah (masing – masing untuk satu bulan)

·        Folder

·        Kartu kendali

b.      Pembagian sistem tanggal

1)      Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)

2)      Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)

3)      Pembagian kecil menggambarkan tanggal ( judul folder)

c.       Susunan guide dan folder pada filling cabinet

1)      Laci menggambarkan tahun

2)      Guide menggambarkan bulan

3)      Folder menggambarkan tangga

d.      Penyimpana surat

Langkah - langkah

1)      Menetapkan kode surat

2)      Mencatat surat pada kartu kendali

3)      Menyimpan surat

M.  Sifat Surat

Berdasarkan sifatnya :

1.      Arsip tertutup, yaiyu arsip yang dalam pengelolaan dan pelakunya berlaku ketentuan tentang kerasahiaan surat – surat.

2.      Arsip terbuka, yaitu pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum.

Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaan :

1.      Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang dipusatkan penyimpanan dan pemeliharaan pada suatu tempat tertentu.

2.      Arsip pemerintah, yang mengandung nilai khusus ada yang secara nasional di Jakarta yaitu Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia)

3.      Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga mikro atau arsip khusus, karena khusus menyimpan arsip yang ada di unit bersangkutan.